多个分会场并行的议程，怎么排才不冲突？

三种冲突，只有一种显眼

第三种代价最大。房间冲突很尴尬，但当天就能改；观众冲突会让两个场次的人都悄悄少一半，而且要到事后看到场报告才发现。

先写约束，再排日程表

多数冲突，是在把场次往时段里填的那一个小时里造出来的。先把下面这些写下来，日程表大半就自己成形了：

• 每个房间的容量。 不是场地标称的数字，而是按你实际用的座位布局能坐下的人数。
• 谁在什么时候来不了。 讲者的行程、既当主席又要上圆桌的人、只有上午能到的赞助商。
• 固定不动的点。 主题演讲、午餐、合同里写明的赞助时段、只能用到三点的那个房间。
• 房间之间要走多久。 自己走一遍量出来，楼梯和等电梯的时间都算上。如果场次分在两栋楼里，这一段也要量。
• 哪些场次面向同一批观众。 给它们打上标签。别的检查都抓不到的那种冲突，就靠这一项来防。

按需求配房间大小

常见的失误是热门场次排进小房间，小众场次排进宴会厅。需求没法精确知道，但可以排出高低，排出高低就够了。

# 预计需求  ≈  报名人数  ×  这个主题面向的参会人比例
              ×  那个小时会在现场的比例
# 房间是否装得下  =  预计需求  ÷  所分配房间的座位容量

只要超过 1，就需要换更大的房间、加讲一场，或者准备好分流方案。两个比例按你对自己观众的了解来填——如果在报名时问一句对方是冲着哪些主题来的，这就从猜测变成了一个数字。

如果工具允许参会人预先选场次，把它当作需求信号，不要当作承诺。排序是可靠的，绝对人数不可靠。

经得住考验的排序规则

• 最强的两个场次，绝不要排在同一时段。 做选择的不是你，是你的参会人，而且有一半人会不满。
• 每个分会场的亮点要分散开。 如果一个分会场的好内容全在午饭前，下午房间就是空的，讲者也看得出来。
• 守住午饭后的第一个时段。 放能让人参与的内容，不要放当天信息量最大的技术演讲。
• 换场时间留你量出来的那么长，而不是日程表里刚好塞得下的那么长。场次一拖堂，后面每个时段都跟着晚。
• 重讲的场次要隔开。 如果热门场次要加讲，第二场放在另一天，或者同一天的另一头。

议程公布之后还会变

讲者取消、房间调换、一个场次拆成两个。改得从容还是改得一团乱，区别在于有没有事先定好变更怎么传达。

只有一个来源

对外公布的议程和现场指示牌，必须读自同一条记录。有两个来源，一天之内就会对不上。

通知谁、什么时候通知

前一晚换房间，发一封邮件；取消一个场次，发一封邮件，再在门上贴一张告示。在用到之前就把标准定好。

参会人手里存着什么

如果有人保存了个人日程，场次挪了，个人日程里也得跟着挪，否则出错的就成了那份个人日程。

赶在别人之前，自己先查一遍日程表

查四遍，按这个顺序。每一遍都能抓到上一遍抓不到的问题。

• 按房间查——时间重叠和换场间隔。
• 按人查——每一位讲者、主席、主持人和口译，不只是最显眼的那几个名字。
• 按观众标签查——同一时段里标签相同的任意两个场次。
• 走一遍——按一位参会人合理的一天，从头走到尾，包括去吃午饭、走到最远的那个房间。

活动之后，按场次而不是按天去量实际发生了什么。到场人数对照房间容量，是唯一能让明年日程表变好的依据，而且必须在人走进来的时候就记下。