什麼時候該讓一個人替整個團隊報名？

買家是組織時，用一張訂單

下面幾項都成立時，用團體票：

• 一個付款人。 財務要的是一筆扣款、一張收據，不是十二份信用卡帳單。
• 好幾個名額。 一個團隊、一個地區分會，或一桌——兩個人順手一起買兩個座位，不算。
• 姓名可以晚到。 買家可以先下單，不必等每位參加者都回覆。
• 權益相同。 這一單上的人拿同一種票。講者、參展商、媒體，不要放進員工的團體訂單。

在 bagevent 上，這就是一位付款人按批量價購買。達到你設定的最少張數後，批量價才生效。參加者資料可以後補，訂單不會因為等姓名而卡住。晚宴的一桌是同樣的做法：一位買家先付這一桌的錢，賓客資料隨後再填。

買家是本人時，分開報名

• 審核針對的是個人。 邀請名單或報名申請，決定的是這個人能不能來，不是一張採購單能不能過。
• 同意也只能本人給。 是否接收行銷郵件、參展商能不能看到他的資料，同事不能代為答應。
• 雇主不是付款人。 如果大家各自報帳自己的票，一張團體訂單往往會引出一場退款爭執。
• 權益並不相同。 單日票、工作坊加購項目、會員價，得由真正用它的人自己選。

「X 公司員工」專用的折扣碼不是團體票。折扣碼記的是一次推廣，團體訂單記的是一個付款人。如果你希望每個人從一開始就有自己的紀錄，就用折扣碼。

先定姓名截止日，再定價格

付款時還沒有姓名，可以。列印胸牌時還沒有姓名，不行。公布一個截止日期：到這一天，每個名額都要有姓名；如果你問了用餐選擇，也要填好；你確實需要的同意，也要取得。把這個日期寫進寄給買家的確認信，催辦時再寫一次。不要等到現場報到時，才第一次有人發現某個座位上還寫著「賓客 4」。

全新的現場報名的人仍然需要網路，因為只有伺服器才能出票。沒有姓名的座位，要安排成連線時由報到台處理的工作，不要指望離線也能存下來。

通常會出什麼問題

• 買家不是參加者。 確認信和催辦都是寄給付款人的。要把這一點說清楚，否則姓名永遠收不齊。
• 一張訂單裡混了不同角色。 贊助商的員工和贊助商的客戶，票種不同，資料規則也不同。把訂單拆開。
• 批量價沒有設下限。 如果兩個同事就能拿到「團體」價，那就不叫團體。把最少張數設成你真正想要的規模。
• 只退一個座位。 開賣之前先約定好：一個已經登記姓名的人能不能單獨退出，而不用拆掉整張訂單。這條規則必須和退款政策頁上寫的一致。