会议征稿怎么做？

日期从后往前定

征稿里每个日期都取决于另一个日期：议程必须公开的那天。通常由营销推动——你需要讲者名字来卖票的那天——学术会议则是作者需要答复才能订行程、批经费的时候。从那里往回走。

# 议程公开     =  营销或作者需要它的那天
# 发出答复     =  议程公开  −  确认讲者并排好日程表的时间
# 评审结束     =  发出答复  −  主席核对分数的时间
# 投稿截止     =  评审结束  −  评审期
# 评审期       ≥  （提案数 × 每份提案的评审人数 ÷ 评审总人数）
                 × 每份评审的时间  ÷  每位评审实际能投入的小时数

最后一行最容易被跳过。评审通常是有本职工作的志愿者。如果算下来每人需要整整一个工作日，评审期就得留够，让他们真能抽出这一天。在截止日期旁边公布 结果通知日期。投稿人按这个日期做安排，你一旦错过，他们会记住。

现在就定好延期意味着什么。延长截止日期，挤的是评审期，不是议程公开日，除非两头一起挪。

只问会被打分的

表上每个字段都花投稿人的时间，也占评审的注意力。每个问题的检验很简单：评审或主席会用它来做决定吗？

其余的——幻灯片、头像、最终简介——放到录用之后。投稿时就要幻灯片，多半会筛掉那些很忙、本来会讲得很好的人。

提案到之前，先把评审设计好

• 每份提案至少两位评审。 一位是一个意见；两位让你看见分歧在哪，主席的时间该花在那里。
• 一份写下来的评分标准。 三四条标准：与听众的相关性、原创性、清晰度、讲者能不能讲好。每条写明低分和高分各是什么样。没有评分标准，分数衡量的是评审，不是提案。
• 利益冲突放在最前。 分配之前，让评审申报雇主、合作作者和竞争对手，这些提案不要分给他们。
• 是否盲审，要有意识地决定。 隐去姓名能减少对知名讲者的偏向，也会隐去某些分会场需要的背景信息。两种都说得通；做到一半再换，说不通。
• 评审打完分之前，不看彼此的分数。 还没读提案就看见同事打了 9 分，那不是第二意见。

分论坛主席夹在评审和程序委员会之间：阅读本分会场的分数和评语，处理分歧，给出建议。每个分会场一份候选名单，比把所有提案排成一张总榜，更容易排成议程。

分数是决定的参考，不能代替决定

只按平均分取前 N 名，会得到一堆题目相似、讲者也相似的演讲。先用分数找出强的提案，再有意识地排议程：

• 分会场和形式要平衡，不要一个房间连续四场讲座。
• 检查观众撞车。两份给同一群人的强提案，也许该放在不同天，或者只留更好的那一份。
• 留一份候补名单。 讲者会退出。每个位子有指定的替补，取消就只是发一封邮件，而不是一阵忙乱。
• 记下为什么。 每个决定一行理由，你才能回复失望的投稿人，明年的委员会也用得上。

每个人都要通知，包括被拒的

沉默是最差的决定。在你公布的日期当天或之前，给每位投稿人一个答复：

录用

接下来发生什么、什么时候：确认出席、讲者的报名条款、材料截止，以及这个场次的日期（如果已经定了）。

修改

改成什么样才能录用，以及修改稿何时交。少用。它让两边的工作都翻倍。

未入选

明确告知未入选。方便的话给出投稿总数，以及明年还能不能再投。评语里的一句话，比模板更有诚意。

录用之后

• 先确认，再公布。 还没确认出席的讲者，不要宣布。
• 材料只有一个截止日，幻灯片、最终简介和头像收在一处，不要散在邮件线程里。
• 把记录留着。 明年从这些开始：讲得好的讲者、差一点入选的提案、按时评完的评审。