会议预算怎么做？

两种成本

每一行成本要么是固定的——来 100 人还是 600 人都一样——要么是按人的。这个分法比分类更要紧，因为盈亏平衡算的就是它。

仔细读场地合同：餐饮最低消费和减员条款，会把按人的成本在某个人数以下变成固定成本。在那个人数以内，按固定来建模型。

每一行收入，都是扣费之后的

• 票种——每个票种的价格乘以你预计按这个价卖出的数量，不是总人数乘以标准价。
• 赞助和展商——已确认的和希望有的分开。预算用已确认的，其余单列为可能的增量。
• 附加项——跟着票一起卖的工作坊、晚宴、周边。
• 减去支付手续费——支付服务商按比例收的费用，再加上每笔固定金额。团体订单的固定部分只收一次。
• 减去任何平台费——售票平台按票抽的百分比，如果你那家收的话。它很容易漏掉，因为它从不以发票的形式到来。

盈亏平衡人数

每张票净额        =  平均票价 ×（1 − 手续费百分比）
                   − 固定手续费 ÷ 每单票数
                   − 每张票的平台费（如果有）
# 盈亏平衡人数      =  （固定成本 − 赞助和其他收入）
                   ÷ （每张票净额 − 每人成本）

算两遍：只靠票，以及加上你真正签下来的赞助。第一遍告诉你赞助商一旦撤出，你的风险敞口有多大；第二遍是报名推广必须超过的数字。如果每张票净额低于每人成本，来多少人都救不了这场：价格错了。

说得清的预备金

预备金这一行是为了吸收你知道会动的成本：汇率、临时视听、讲者要改签机票。不是用来藏一份本身就不平衡的预算。百分比从你自己的历史里选，写下它打算覆盖什么，加在成本上，不加在收入上。动用它要经过决定，不能只凭一张发票。

现金流：什么时候，不只是多少

一份平衡的预算仍然可能把钱花光。场地定金、讲者机票和印刷，在大部分票款进来之前几个月就要付。

早出去的钱

场地定金和分期、讲者差旅、设计和印刷、软件订阅。

早进来的钱

早鸟票和已签的赞助。早鸟定价真正是为了这个。

晚进来的钱

标准票和晚鸟票、现场销售、展商尾款。

票款什么时候到

如果钱进你自己的收款账户，打款跟着支付服务商的节奏。如果平台代收，问它什么时候付给你——有的会押到活动结束。

把日期对齐。钱在足够的收入进来之前就要出去的地方，缺口得有着落：调整早鸟截止、谈定金节奏，或事先知道钱从哪来。

还来得及动手时，就记实际数

每张发票到了就记到对应的预算行，不要等活动结束。差异栏只有在还来得及改的时候才有用：第二周发现的餐饮超支还能从别处补回来；结算时才发现，就是亏损。把它和报名曲线放在一起。早鸟结束时报名进度低于计划，预算当时就要做决定，不要等到当天。

免费模板

这篇顶部可以免费下载的 会议预算模板（Excel），有人数、手续费和预备金的输入；标成固定或按人的成本行；票种、赞助、展商和附加项收入；盈余或亏损；有没有其他收入两种情况下的盈亏平衡人数；以及带差异的实际数列。蓝色格子是输入，黑色格子是公式，每个示例数字只是展示格式，不是基准。