怎么换到一套新的活动报名平台？

动手之前，先说好「换完」是什么意思

「新活动页面上线了」不算换完。先把下面这些写下来：

• 新的销售只在新平台上进行。
• 还没到账的银行转账、未付的发票和候补名单，每一项都只在 一个 系统上，有负责人，也有截止日期。
• 报税或客服还用得到的参会人和订单数据，能直接在文件里打开，不用登录旧工具。
• 下一场活动的签到完全在新的这套工具上进行——手机、胸牌、工作人员账号。
• 旧平台的权限按一份写明日期的清单改成只读或取消——而不是「我们会记得的」。

趁还能点「导出」，赶紧导出

在提出解约之前就做。要 CSV 或 JSON，不要截图。

如果有什么导不出来，那就是迁移成本：要么手工重建，要么丢掉。最好在旧合同到期 之前 就弄清楚。

要重建的，会比迁过去的多

• 页面和品牌——版式几乎从来不能一一对应。
• 票种和价格档——按你的定价表重建。不要指望有神奇的一键导入。
• 集成——webhook、CRM、SSO、财务系统：在新平台这边重新对接。
• 工作人员权限——重新邀请每个人。不要照搬共用的密码。
• 邮件模板——法律条款和后勤安排的文字保留；版式在新的编辑器里重做。

只「迁移姓名」的报价，不算完整的搬迁。要给重建留出时间。

几种切换方式

不要在两个平台上同时卖同一场活动。 你会超卖，或者为谁算报名成功而争执。

正式切换之前，先演练一周

• 第 1–2 天： 完整导出。离线打开这些文件。记下缺了什么。
• 第 3 天： 在新工具上重建一场以前办过的活动——票、表单、邮件。
• 第 4 天： 买一张真实的测试票，退掉，再导出这笔订单。
• 第 5 天： 用到时候要用的手机演练签到。如果要靠离线功能，就把网络关掉。
• 第 6 天： 公司开票 / 团体报名，如果你们是这样卖的。
• 第 7 天： 写下上线清单。回退方案几乎总是这一条：旧平台不再重新开售。

款项和文书的收尾

• 切换之后的退款仍然从当初收款的那个商户账户退出去——通常是旧工具，直到那些订单过了退款期为止。
• 与新厂商的处理方协议（processor agreement）和数据处理协议（DPA）：在个人数据迁过去之前签好。
• 营销授权不会自动跟过去。核对清楚哪些数据你可以导入营销活动。
• 旧发票——问一下财务，它们是不是一直留在旧系统里。

这不是税务建议。如果你之前涉及跨境增值税或销售税，请让你的顾问核对一下，新的结账页展示价格的方式是否符合你的义务。

实际会出的问题

• 导出了人，没导出订单——到了新工具里，财务说不清去年的账。
• 活动办到一半切换——现场一半人拿旧二维码，一半人拿新的。
• 两个平台还在卖同一张票——超卖。
• 还没导出就注销了旧账户——历史数据锁在一个已经失效的账号里。
• 忘了工作人员的手机——开始入场时才在装新 App。
• 以为手机钱包里的票会跨厂商更新。 不会。

问新厂商，也问旧厂商

• 我们到底能导出哪些数据、什么格式，而且不用提服务工单？
• 注销之后，我们还能下载数据多久？
• 没开完的发票能不能在旧系统上处理完，同时新的销售在你们这边进行？
• 有真正的参会人导入功能吗，还是我们应该按重建来计划？
• 第一天签到需要什么——App、打印机、离线包？

双方的答复都要落到书面上——包括我们的。这样你就知道这件事要花一个周末，还是一个季度。