會議徵稿怎麼做？

日期從後往前定

徵稿裡每個日期都取決於另一個日期：議程必須公開的那天。通常由行銷推動——你需要講者名字來賣票的那天——學術會議則是作者需要答覆才能訂行程、批經費的時候。從那裡往回走。

# 議程公開     =  行銷或作者需要它的那天
# 發出答覆     =  議程公開  −  確認講者並排好議程表的時間
# 評審結束     =  發出答覆  −  主席核對分數的時間
# 投稿截止     =  評審結束  −  評審期
# 評審期       ≥  （提案數 × 每份提案的評審人數 ÷ 評審總人數）
                 × 每份評審的時間  ÷  每位評審實際能投入的時數

最後一行最容易被跳過。評審通常是有正職工作的志工。如果算出來每人需要整整一個工作日，評審期就得留夠，讓他們真能抽出這一天。在截止日期旁邊公布 結果通知日期。投稿人按這個日期做安排，你一旦錯過，他們會記住。

現在就定好延期代表什麼。延長截止日期，擠的是評審期，不是議程公開日，除非兩頭一起挪。

只問會被打分的

表上每個欄位都花投稿人的時間，也佔評審的注意力。每個問題的檢驗很簡單：評審或主席會用它來做決定嗎？

其餘的——投影片、頭像、最終簡介——放到錄取之後。投稿時就要投影片，多半會篩掉那些很忙、本來會講得很好的人。

提案到之前，先把評審設計好

• 每份提案至少兩位評審。 一位是一個意見；兩位讓你看見分歧在哪，主席的時間該花在那裡。
• 一份寫下來的評分標準。 三四條標準：與聽眾的相關性、原創性、清晰度、講者能不能講好。每條寫明低分和高分各是什麼樣。沒有評分標準，分數衡量的是評審，不是提案。
• 利益衝突放在最前。 分配之前，讓評審申報雇主、合作作者和競爭對手，這些提案不要分給他們。
• 是否盲審，要刻意決定。 隱去姓名能減少對知名講者的偏向，也會隱去某些分會場需要的背景資訊。兩種都說得通；做到一半再換，說不通。
• 評審打完分之前，不看彼此的分數。 還沒讀提案就看見同事打了 9 分，那不是第二意見。

分論壇主席夾在評審和議程委員會之間：閱讀本分會場的分數和評語，處理分歧，提出建議。每個分會場一份候選名單，比把所有提案排成一張總榜，更容易排成議程。

分數是決定的參考，不能代替決定

只按平均分取前 N 名，會得到一堆題目相似、講者也相似的演講。先用分數找出強的提案，再刻意地排議程：

• 分會場和形式要平衡，不要一個房間連續四場講座。
• 檢查觀眾撞車。兩份給同一群人的強提案，也許該放在不同天，或者只留更好的那一份。
• 留一份候補名單。 講者會退出。每個位子有指定的替補，取消就只是寄一封信，而不是一陣忙亂。
• 記下為什麼。 每個決定一行理由，你才能回覆失望的投稿人，明年的委員會也用得上。

每個人都要通知，包括被拒的

沉默是最差的決定。在你公布的日期當天或之前，給每位投稿人一個答覆：

錄取

接下來發生什麼、什麼時候：確認出席、講者的報名條款、材料截止，以及這個場次的日期（如果已經定了）。

修改

改成什麼樣才能錄取，以及修改稿何時交。少用。它讓兩邊的工作都翻倍。

未入選

明確告知未入選。方便的話提供投稿總數，以及明年還能不能再投。評語裡的一句話，比範本更有誠意。

錄取之後

• 先確認，再公布。 還沒確認出席的講者，不要宣布。
• 材料只有一個截止日，投影片、最終簡介和頭像收在一處，不要散在郵件串裡。
• 把紀錄留著。 明年從這些開始：講得好的講者、差一點入選的提案、按時評完的評審。