多個分會場並行的議程，怎麼排才不衝突？

三種衝突，只有一種顯眼

第三種代價最大。房間衝突很尷尬，但當天就能改；觀眾衝突會讓兩個場次的人都悄悄少一半，而且要到事後看到場報告才發現。

先寫限制條件，再排議程表

多數衝突，是在把場次往時段裡填的那一個小時裡造出來的。先把下面這些寫下來，議程表大半就自己成形了：

• 每個房間的容量。 不是場地標示的數字，而是按你實際用的座位配置能坐下的人數。
• 誰在什麼時候來不了。 講者的行程、既當主席又要上與談的人、只有上午能到的贊助商。
• 固定不動的點。 主題演講、午餐、合約裡寫明的贊助時段、只能用到三點的那個房間。
• 房間之間要走多久。 自己走一遍量出來，樓梯和等電梯的時間都算進去。如果場次分在兩棟樓裡，這一段也要量。
• 哪些場次面向同一批觀眾。 替它們貼上標籤。別的檢查都抓不到的那種衝突，就靠這一項來防。

按需求配房間大小

常見的失誤是熱門場次排進小房間，小眾場次排進宴會廳。需求沒辦法精確知道，但可以排出高低，排出高低就夠了。

# 預計需求  ≈  報名人數  ×  這個主題面向的參加者比例
              ×  那個小時會在現場的比例
# 房間是否裝得下  =  預計需求  ÷  所分配房間的座位容量

只要超過 1，就需要換更大的房間、加講一場，或者準備好分流方案。兩個比例按你對自己觀眾的了解來填——如果在報名時問一句對方是衝著哪些主題來的，這就從猜測變成了一個數字。

如果工具允許參加者預先選場次，把它當作需求訊號，不要當作承諾。排序是可靠的，絕對人數不可靠。

禁得起考驗的排序規則

• 最強的兩個場次，絕不要排在同一時段。 做選擇的不是你，是你的參加者，而且有一半的人會不滿。
• 每個分會場的亮點要分散開。 如果一個分會場的好內容全在午餐前，下午房間就是空的，講者也看得出來。
• 守住午餐後的第一個時段。 放能讓人參與的內容，不要放當天資訊量最大的技術演講。
• 換場時間留你量出來的那麼長，而不是議程表裡剛好塞得下的那麼長。場次一延誤，後面每個時段都跟著晚。
• 重講的場次要隔開。 如果熱門場次要加講，第二場放在另一天，或者同一天的另一頭。

議程公布之後還會變

講者取消、房間調換、一個場次拆成兩個。改得從容還是改得一團亂，差別在於有沒有事先定好變更怎麼傳達。

只有一個來源

對外公布的議程和現場指示牌，必須讀自同一筆紀錄。有兩個來源，一天之內就會對不上。

通知誰、什麼時候通知

前一晚換房間，發一封電子郵件；取消一個場次，發一封電子郵件，再在門上貼一張告示。在用到之前就把標準定好。

參加者手裡存著什麼

如果有人儲存了個人行程，場次挪了，個人行程裡也得跟著挪，否則出錯的就成了那份個人行程。

趕在別人之前，自己先查一遍議程表

查四遍，按這個順序。每一遍都能抓到上一遍抓不到的問題。

• 按房間查——時間重疊和換場間隔。
• 按人查——每一位講者、主席、主持人和口譯，不只是最顯眼的那幾個名字。
• 按觀眾標籤查——同一時段裡標籤相同的任意兩個場次。
• 走一遍——按一位參加者合理的一天，從頭走到尾，包括去吃午餐、走到最遠的那個房間。

活動之後，按場次而不是按天去量實際發生了什麼。到場人數對照房間容量，是唯一能讓明年議程表變好的依據，而且必須在人走進來的時候就記下。