選活動報名軟體，該看什麼？

示範答不了的三個問題

各家的功能清單越來越像。大多數平台都能賣票、寄確認信、掃 QR Code。決定一家平台適不適合你的差別，藏在功能清單下面：

這篇其餘部分，都是在回答這三問之一。 如果廠商不能書面回答，那示範就是它的全部產品。

按你的量計價，不要按他們的

報名軟體有四種計價方式，常常混用。沒有哪一種是陷阱；每一種適合不同的辦活動節奏。

支付手續費是第五筆成本，而且躲不掉。 誰處理這筆刷卡付款，誰就收費，跟平台用哪種模型無關。平台自己處理支付時，這筆費用常常併在它自己的收費裡，所以要比的是每張票最後進你銀行帳戶的錢，不是牌價上的百分比。

值得算的只有一個數字：交叉點，也就是抽成開始超過固定費用的那個收入金額。

交叉點收入 =
  年固定費用 ÷ 抽成比例
  每年 €6,000 ÷ 2.5%   =  €240,000
# 年票款低於 €240,000 時，
# 抽成更便宜。高於它，
# 訂閱更便宜。

然後把真實的一年套進你在考慮的每一種模型。下面的數字只是示例——換成你自己的活動，以及每家的真實費率：

一年：2 場會議 × 600 張票，
      1 場免費活動 × 300 次報名
# 票價 €400（總額 €480,000）
  每月 €500               6,000
  2.5% + 每張付費票 €1    13,200
  每次報名 €2             3,000
# 票價 €40（總額 €48,000）
  每月 €500               6,000
  2.5% + 每張付費票 €1     2,400
  每次報名 €2             3,000

同樣的活動、同樣的人數，最便宜的模型隨票價而變。所以對一位主辦方便宜的平台，對另一位可能就貴，光比牌價費率什麼都說明不了。 在和任何業務通話之前，用你預計明年要辦的活動——包括免費的——把這筆帳算完。

什麼算一次計費報名

廠商按報名或按參加者計費時，合約裡兩個問題決定你實際付多少：

• 固定額度，還是超量按量計費？ 一份涵蓋不限場次的年度額度，和按報名人次計量，是兩回事。請對方書面提供超量單價，並說明額度沒用完會怎麼樣。
• 什麼算計費？ 測試報名、工作人員、講者、取消的票和未到場，可能算也可能不算。每一類都寫進合約——不要只寫在提案裡。

報名和到場不是一回事。按報名人次計量時，為從沒進過門的人付錢很常見。比報價之前，把計數規則寫清楚。

授權報價之外的成本

請每家按同一情境提供全部算進去的第一年合計。留意常常出現在報價摘要頁之後的費用：

• 同一個人的同一段流程被拆開收費——報名、App 使用、報到、直播或線索蒐集，按人收了不只一次
• 平台費之外另租的硬體和胸牌印表機
• 向你或向參展商另收的線索蒐集費
• 按場或按用量授權的手機 App
• 額外的管理員帳號或權限層級
• 改常規表單或流程也要收的專業服務
• 導入、遷移和培訓裡仍由你們團隊承擔的部分
• 自動續約漲價，以及含糊的退出條款

授權費最低的和總成本最低的，很少是同一家。成本這一項，按全部算進去的數字打分。

從成交到撥款，錢放在哪裡

有兩種模式。要不平台賣票、之後再撥款給你，中間這段時間參加者的錢在它手裡；要不你串接自己的收款帳戶，錢一入帳就是你的。

• 平台持有資金時，它的撥款節奏就是你的現金流，它的條款決定你什麼時候能付場地訂金。問清楚什麼時候撥款、是否有一部分要扣留到活動結束後，以及活動取消時被扣留的資金怎麼處理。
• 用你自己的帳戶時，和支付服務商打交道的是你——開戶審核、拒付、從你自己的餘額退款——換來的是，參加者和你的銀行之間沒有第三方。

兩種都沒錯。錯的是不知道自己買的是哪一種，因為它決定參加者信用卡帳單上顯示誰的名字，退款從誰那裡出。如果你的活動透過不只一個法律主體售票，它還決定這件事到底做不做得到。

參加者評價你，看的是結帳

參加者看不到後台。他們看到的是報名頁，在手機上，常常是兩場會議之間的空檔。選購時，按他們的用法把結帳流程走一遍：

• 用一張真卡，在手機上完成購買。 數一數有幾個畫面、幾個欄位。這場活動用不上的每一個欄位，都是一個讓人中途放棄的理由。
• 向歐洲售票時，用一張歐盟卡付款。 《支付服務指令》第 97 條要求發卡機構對大多數線上支付實施強客戶認證，所以結帳必須把買家帶到其銀行的確認步驟——通常是 3-D Secure——再帶回來。這一步處理得不好，訂單就丟在最後一個畫面。
• 以公司身分購買。 很多會議票由雇主支付，對方需要一張寫有公司名稱、地址和稅號的發票。看結帳時能不能蒐集這些資訊，還是會變成一封寄給你們財務的信。
• 替同事買。 一個人為五位參加者付款，每人要有自己的票和自己的確認信，這在會議裡很平常，在按「一個買家、一張票」設計的平台上就很彆扭。
• 看第一眼看到的價格。 訂位費或服務費是在第一個畫面就算進價格，還是到最後才出現，越來越是法律問題，而不是設計問題——門票定價那篇裡有。
• 用鍵盤和螢幕閱讀器試一次。 面向歐盟消費者銷售的網路商店，自 2025 年 6 月 28 日起適用《歐洲無障礙法》，微型企業除外。該法本身沒有指定某一項網頁標準；透過調和標準 EN 301 549 對應的 WCAG 2.1 AA 級，是測試結帳流程的實用基準。

簽約之前，先測活動當天

報到出問題的方式是可以預料的，每一種都可以在試用期的一個下午裡測完。簽約之前就做，不要留到活動前一週：

斷網測試是最要緊的一項，因為場地 Wi-Fi 恰恰會在所有人同時到達、同時使用的那一刻斷線。掃一張票還要即時連線的系統，就是會在入場時停擺的系統。

資料、合約，以及退出

參加者資料由你負責，不管它放在哪家平台上。在第一筆報名進來之前，把這五件事書面拿到手：

• 一份資料處理協議（DPA）。 GDPR 第 28(3) 條規定了，代你處理參加者資料的平台，合約裡必須寫什麼。買之前就要讀到，不要等買了之後。
• 子處理者名單和資料存放地。 參加者資料存在哪裡，還有誰會接觸到——郵件遞送、支付、分析——要逐一列名，不要概括。
• 一份完整匯出。 參加者、表單答案、訂單、退款、折扣碼和報到紀錄，格式要離開平台也能打開。只匯到參加者名單為止，財務紀錄就丟了。
• 角色和權限。 能不能只給某位同事開一場活動，或只開掃碼權限，其餘的都看不到。
• 終止條款。 合約結束後資料還能存取多久、你怎麼拿到、怎麼確認已刪除。

試用期該測什麼

免費試用通常花在做一個好看的活動頁上。換成下面這些——大約半天：

• 用一張真卡給自己賣一張真票，然後看信用卡帳單。上面是誰的名字？
• 把它退掉。 看退款從哪裡出，手續費退不退。
• 以公司身份為三位同事購買，看發票和三封確認信。
• 把所有資料匯出一遍，不登入就把檔案打開。
• 斷網掃描，用工作人員真正會用的手機。
• 加一位權限有限的同事，用他的身份登入。
• 拿上一場活動裡的一個真實問題去問客服，記下多久、透過什麼方式得到答覆。
• 索取資料處理協議和子處理者名單，看他們要多久。

實際會出什麼問題

這些都是購買時的選擇帶來的，所以當時避開很便宜，事後就貴了：

• 按牌價費率選的，規模一變大就不划算了。 第一場小活動上還合理的抽成，等票價和人數上去，就變成預算裡最大的一項——或者為忙碌的一年選的訂閱，到了冷清的一年照樣收費。
• 免費活動按付費活動的價格收費。 按報名人次收的費用，免費票也要付，一場大型免費社群活動的成本可能超過一場收費會議。
• 報到示範是在辦公室 Wi-Fi 上做的。 沒人在斷網的情況下測過現場報到，第一次有人測，就是活動第一天的早上。
• 匯出裡沒有錢。 參加者名單匯得很乾淨，訂單、退款和折扣碼使用情況卻匯不出來，換平台就代表丟掉財務紀錄，或者手動重建。
• 從沒人去要過資料處理協議。 訂閱簽了；GDPR 對參加者資料要求的那份合約沒有簽，一整年的報名就這樣過去了。
• 公司買家拿不到發票。 結帳是按個人買家設計的，每一張雇主支付的票都變成一張手開發票和一個對帳問題。

示範改寫需求之前，先給平台打分

標準和權重要定在第一次業務通話之前。否則最光鮮的那場示範會改寫你的需求。五到八條標準就夠；讓每位相關同事按同一組任務獨立打分。

如果在候選名單那篇裡已經定了要買哪一類產品，就固定在這一類裡，只給同類產品打分。把票務平台、企業級場地套件和中型會議用的整套工具放在同一張評分表上，評出來的贏家沒有意義。

每家都要問的問題

同一組問題發給候選名單上的每一家——包括我們自己——比書面答案，不比示範：

• 按你們的報價，去年的活動全部算進去要多少——含支付手續費、免費活動、帳號席位、App 和導入？
• 計費單位是什麼，什麼算一次計費報名（測試、工作人員、講者、取消、未到場）？
• 錢進誰的收款帳戶，參加者信用卡帳單上出現誰的名字？
• 我們的團隊能不能自己修改報名表、講者或議程時段，而不必購買服務？
• 斷網時報到會怎麼樣，事後掃描紀錄怎麼合併核對？
• 活動當天的客服時間和升級處理流程是什麼，回應時間寫進合約了嗎？
• 我們多快能上線，導入要多少錢，我們的團隊還負責什麼？
• 我們能不能隨時用開放格式匯出每一位參加者、每一筆訂單、退款和報到紀錄，不必找客服？
• 簽約前我們能否閱讀資料處理協議和子處理者名單？
• 公司買家怎麼拿到發票，一個人怎麼為多位參加者購買？
• 合約結束時我們的資料怎麼處理？我們還能存取多久？

這些答案不會替你選定一家平台。它們會告訴你，你實際在比的是哪幾家——通常比候選名單短。