會議預算怎麼做？

兩種成本

每一行成本要麼是固定的——來 100 人還是 600 人都一樣——要麼是按人的。這個分法比分類更要緊，因為損益兩平算的就是它。

仔細讀場地合約：餐飲最低消費和減員條款，會把按人的成本在某個數以下變成固定成本。在那個數以內，按固定來建模型。

每一行收入，都是扣費之後的

• 票種——每個票種的價格乘以你預計按這個價賣出的數量，不是總人數乘以標準價。
• 贊助和參展商——已確認的和希望有的分開。預算用已確認的，其餘另列為可能的增量。
• 加購項目——跟著票一起賣的工作坊、晚宴、周邊。
• 減去支付手續費——支付服務商按比例收的費用，再加上每筆固定金額。團體訂單的固定部分只收一次。
• 減去任何平台費——售票平台按票抽的百分比，如果你那家收的話。它很容易漏掉，因為它從不以發票的形式到來。

損益兩平人數

每張票淨額        =  平均票價 ×（1 − 手續費百分比）
                   − 固定手續費 ÷ 每單票數
                   − 每張票的平台費（如果有）
# 損益兩平人數      =  （固定成本 − 贊助和其他收入）
                   ÷ （每張票淨額 − 每人成本）

算兩遍：只靠票，以及加上你真正簽下來的贊助。第一遍告訴你贊助商一旦撤出，你要承擔多大的風險；第二遍是報名推廣必須超過的數字。如果每張票淨額低於每人成本，來多少人都救不了這場：價格錯了。

說得清的預備金

預備金這一行是為了吸收你知道會動的成本：匯率、臨時視聽、講者要改簽機票。不是用來藏一份本身就不平衡的預算。百分比從你自己的歷史裡選，寫下它打算覆蓋什麼，加在成本上，不加在收入上。動用它要經過決定，不能只憑一張發票。

現金流：什麼時候，不只是多少

一份平衡的預算仍然可能把錢花光。場地訂金、講者機票和印刷，在大部分票款進來之前幾個月就要付。

早出去的錢

場地訂金和分期、講者差旅、設計和印刷、軟體訂閱。

早進來的錢

早鳥票和已簽的贊助。早鳥定價真正是為了這個。

晚進來的錢

標準票和晚鳥票、現場銷售、參展商尾款。

票款什麼時候到

如果錢進你自己的收款帳戶，撥款跟著支付服務商的節奏。如果平台代收，問它什麼時候付給你——有的會押到活動結束。

把日期對齊。錢在足夠的收入進來之前就要出去的地方，缺口得有著落：調整早鳥截止、談訂金節奏，或事先知道錢從哪來。

還來得及動手時，就記實際數

每張發票到了就記到對應的預算行，不要等活動結束。差異欄只有在還來得及改的時候才有用：第二週發現的餐飲超支還能從別處補回來；結算時才發現，就是虧損。把它和報名曲線放在一起。早鳥結束時報名進度低於計畫，預算當時就要做決定，不要等到當天。

免費範本

這篇頂部可以免費下載的 會議預算範本（Excel），有人數、手續費和預備金的輸入；標成固定或按人的成本行；票種、贊助、參展商和加購項目收入；盈餘或虧損；有沒有其他收入兩種情況下的損益兩平人數；以及帶差異的實際數列。藍色格子是輸入，黑色格子是公式，每個示例數字只是展示格式，不是基準。