會議上誰參加了哪個場次，怎麼記錄？

一個詞，三個不同的問題

「場次追蹤」至少指三件事，它們需要的裝置、人手和預算都不一樣。

多數主辦方嘴上說的是第三種，預算編的是第一種。

這三種不是可以事後一級級補上去的。如果你在二十扇門上裝了單向讀取器，後來才決定要停留時長，那就不是資料問題，而是硬體問題——而且會議已經開完了。

下任何訂單之前，先定下你要回答的是哪個問題。

進門容易，出門難

參加者走進一個場次時，完全有理由配合。他們想要座位。掃碼是進門的代價，不用說第二遍他們就會照做。

往外走的時候，他們一點理由都沒有。演講結束了，心裡已經在想咖啡，拿掃描器的人又在身後。

有三種處理辦法，效果並不一樣好。

用硬體強制。 閘門配成一進一出的成對通道，不經過讀取器誰也出不去。這樣能得到乾淨的停留資料，也只有這種辦法做得到。它同時也最貴、最佔空間，旁邊還得留一條人工通道，給被閘門擋下的人走。

給人一個願意被記下來的理由。 這個辦法被低估了。如果參加者想要的東西要看停留時長才給——散場後領的禮品、一張證書、只有留下來的人才能參加的抽獎——那麼被記下來就成了他們自己在意的事，而不是你在意的事。

兩種行得通的做法：

早到。 在房間裡累計待滿三十分鐘的參加者裡，按進門時間取前十位，通知他們去領東西。這是在獎勵準時到場，也就解決了場次上僅次於容量的第二大問題。

留到結束。 累計待滿一小時的參加者，在場次結束後可以到出口附近的領取台兌換。這次兌換 就是 離場掃描。

第二種更巧妙：你沒有要求誰離場時掃碼，只是給了他們一樣出門時順手去領的東西，領的動作就產生了資料。通知要走參加者真的會看的管道，並且直說他們取得了什麼資格、該去哪裡。

估算。 進門掃描加上場次結束時間，再減去明顯提前離開的人。這不是量測，也不該當成量測結果來報告。如果停留時長只是給你自己做規劃用，沒問題。如果要交給贊助商，或者要寫進證書，就不行。

把採集點的名稱取好

這一節篇幅最短，後果最大。

門口的裝置總是在往 某個地方 記資料。如果操作人員看不出是往哪裡記，而它記的又是別的場次，表面上什麼都沒壞——掃碼成功，螢幕顯示成功，資料卻進了錯的地方。你要到會後檢討時才發現，那時已經沒辦法補救。

採集點的名稱裡要帶上足夠的資訊，讓拿著裝置的操作人員能對照自己站的那扇門來確認：

# 日期 · 場地 · 場次代碼 · 開始時間 · 房間
# 9 · Lakeside · Closed-7 · 14:00 · 1F Hall 1
# 9 · Exchange · Track-1 · 14:00 · E303

然後分兩步綁定裝置：先用登入碼確定是哪一天、哪位操作人員，再用第二個碼把這一台裝置綁定到這一個採集點。掃兩次碼，十秒鐘，就排除了整套作業裡代價最大的那種無聲故障。

採集點的名稱要印得夠大，一公尺外能看清楚，貼在桌上。第一位參加者到之前，操作人員拿螢幕上的名稱和牌子對一遍。全部流程就這些。

場次門口怎麼定規模

現場報到的人流會分散在幾個小時裡，場次的人流不會。一個房間裡大部分的人是在開始前的十分鐘裡進來的；如果三個並行的分會場同時開始，三扇門會同時到尖峰，而能調度的人力還是同一批。

按這十分鐘來定規模。

幾百人的房間，可以參考的配比：

有閘門的門

每個房間 2–3 對進出

人工通道

用了閘門的地方至少一條

人員

每對閘門一人，再加人工通道一人

網路

每個房間大約 10 Mbps 對稱；最大的房間大約 20 Mbps

主入口

全場入口大約 10 對閘門，外加 2 條人工通道

排隊紅龍柱

每扇房門大約 6 組；主入口 10 組以上

上下行對稱的網路之所以要緊，原因和現場報到時一樣：每掃一次碼就是一次上傳。

兩個房間共用一個入口時——這種情況一定會有——把共用的閘門給更忙的那個場次，另一個房間走人工通道，多配幾個人。不要把閘門平分給兩扇在同一分鐘到尖峰的門。

場次門口的工作人員，需要的行前說明和報到台的不一樣。這裡沒有列印，沒有物料，也談不上什麼排隊管理——但這裡有拒絕，而且是當著一隊同行的面拒絕。把該說的話直接給他們：

這個場次僅限邀請，我帶您去主辦方服務台。

絕不要說「您不能進」。做決定的不是志工，聽起來也不該像是志工在做決定。

閉門場次

閉門場次有兩種行得通的做法，還有一種一定會失敗。

• 進系統，配准入名單。 讀取器知道誰可以進，其餘的人一律拒絕。乾淨、可稽核，而且拒絕不針對個人——說不的是裝置，不是志工。前提是名單必須正確，而名單當天一定會變。
• 完全不進系統。 一張列印出來的名單，加一位認得這個房間裡該有哪些人的人。適合真正小規模、真正敏感的場次：參加者名單本身就是機密，不該放在一個一百名志工都能搜尋的系統裡。
• 會失敗的做法： 進了系統，但名單沒人維護，於是志工因為不好意思拒絕，開始揮手放人。結果是一個沒有准入管制的閉門場次，外加 一份顯示准入已經執行的資料。比前兩種做法都糟。

每個場次都要刻意選定一種，並寫明選的是哪一種。

同一份資料，還能用來排明年的房間

預計規模決定房間怎麼分配、座位怎麼擺，而預計規模唯一可靠的依據，就是上一次實際來了多少人。

下面這些要和到場資料一起記下來，因為一年之後這份資料能不能用，全靠它們：

• 預計人數和實際人數
• 房間容量和座位配置——劇院式、教室式、沙龍式，同樣的平方公尺數能坐的人數差別很大
• 這個場次是開放的還是閉門的
• 有沒有直播，有多少人看
• 由誰承辦——內部團隊、共同主辦，還是外部單位

最後一項比看起來重要。外部單位承辦的場次表現不一樣：他們的參加者到得更晚，報名走的是別的管道，報上來的人數預估通常偏樂觀。知道哪些場次是外部承辦的，明年才能替預估打個折扣，而不是把房間配得過大。

關於生物辨識

場次門口用人臉辨識很快，市面上也買得到。把它寫進規格之前，先看你的活動在哪裡辦。

在歐盟和英國，用於辨識身分的人臉辨識屬於 GDPR 第 9 條下的生物辨識資料。它需要符合第 9 條的一項條件——在實務上就是明示同意——而在一扇人必須通過的門口取得的同意，很難說是自由作出的。另有若干司法管轄區有各自的規定，彼此也不一致。

務實的做法是：把非生物辨識的方式當作主要方式——胸牌上的碼，或者手機上的碼——生物辨識只在明確允許的市場裡，作為參加者自願選用的替代方式，絕不能是唯一的入場方式。這不是稅務或法律建議；請向有資格的顧問確認你自己的情況。

不管用哪種方式，到場資料都是個人資料。活動之前就要定好：保存多久、誰可以匯出、贊助商實際拿到的是什麼——彙總人數，還是姓名。

實際會出哪些問題

每一份場次門口的行前說明裡都該有這句話：有人站在那裡，採集才存在。 沒有操作人員的門不產生資料，報告裡這個場次看起來就像沒人來。

這些資料到底值多少

三樣，大致按價值排序：

• 贊助商報告。 「有四百人參加了貴公司的場次」只是一句說法。「四百一十二人入場，平均停留三十一分鐘，這是按參加者類別的拆分」則是一場續約談話。這是把場次採集做好最有力的商業理由，而且只有解決了離場才成立。
• 學分和認證。 按到場情況授予學分的專業團體，需要的是可查核、精確到人的時長。估算出來的停留時長不合格。
• 明年的平面配置。 配小了的房間和配大了的房間代價都不小，有一年的真實數字，兩種都能避免。

軟體真正幫得上忙的地方

四處，僅此而已：

• 現場報到、場次門口和其他所有地方，共用同一筆參加者紀錄。 沒有它，並行的幾扇門之間就沒辦法去除重複；有了它，「已在別處掃過」才是一則有意義的提示，而不是一個故障。
• 門口能執行的准入規則。 場次權限跟著票種走，這樣拒絕就是系統的決定，而不是志工的決定。
• 每個房間的即時人數。 在場次還在進人的時候就知道房間滿了，這則資訊只有這個時候才有用。
• 能撐過離線。 二十扇門都連著場地 Wi-Fi，總會有斷線的。掃碼必須能繼續，事後再核對。

這一頁上其餘的內容，是命名規則、平面配置，以及人按約定守在崗位上。資料到底有沒有，是由這些決定的。