報名表怎樣設計，才不會替日後增加工作？

這張表到底是幹什麼的

只需要兩個答案，其餘都是可選：這是誰，他有什麼權益。姓名和一種聯絡方式回答第一問。票種、場次選擇和審核回答第二問。

這兩問之外的東西，是為了某個人以後要做的決定：餐飲人數、胸牌列印、一份贊助商報告。說不出這個決定、也說不出誰來做，這個欄位就沒資格佔位置。

每個欄位要付三次代價

第三筆代價在設計表單時看不見。有人來要自己的資料時，它就躲不掉了。

在對的時候問，不要一次問完

團隊塞進報名表的東西，大多不必在那裡。三個時點，三件不同的事：

報名時

只問決定權益或確認所必需的：身分、聯絡方式、票種、審核用的答案，以及價格取決的任何一項。

確認之後

會變的會務安排問題：飲食需求、無障礙需求、場次選擇、胸牌上的拼法。放在確認後的後續詢問裡，讓參加者可以再改。

永遠不要上表

你不會據此行動的任何問題。答案改變不了任何事，文字方塊包著的就是一筆負債。

把問題往後挪，答案往往更好。提前四個月問的飲食需求是猜的；提前兩週問，餐飲廠商才用得上。

分流，而不是加長

一個問題只適用於一部分人時，條件邏輯比讓所有人填更長的表更好。大多數活動用得上這三條分流：

• 按票種。 講者和參展商報名需要的東西，參加票不需要。不要把那些欄位擺在另外九成人面前。
• 按已經給出的答案。 「參加晚宴」打開飲食問題；「不參加」就把這個問題和它下面的一切關掉。
• 按誰付款。 公司替與會代表買票，需要發票資訊和採購單號；個人刷卡不需要。

一條分流讓大多數報名者少看四個欄位，比怎麼整理一張長表的版面都值。

最容易收拾不乾淨的欄位

合規那一條線

活動表單上最常見的兩個問題，在歐洲經濟區和英國的資料保護法律裡待遇不同：飲食需求和無障礙需求可能暴露健康或信仰。GDPR 把這類答案視為特殊類別資料，門檻更高。

• 只有有人會據此行動時才收集，並在收集當時說明誰會看到。
• 不要放進一般匯出和贊助商報告。它們屬於餐飲和現場團隊，不屬於參加者名單。
• 活動結束後按你事先寫好的時間表刪除，不要等到有人來要。
• 合法依據是取得本人同意還是別的，問你自己的律師。這篇不會替你回答。

同一條原則覆蓋表上其餘部分：你問的每一個問題，都得能解釋、能調出來、能刪除。

發布之前

用參加者的身分在手機上走一遍，付款步驟開著測試模式。然後核對五件事：

• 每個欄位都對應一個決定，而且你能說出誰來做。
• 必填項只是那些擋住確認的——沒有別的。
• 每個自由文字欄位都有負責人，否則就刪掉。
• 確認信寫明下一步，包括是否還在等審核。
• 你能把整張表匯出——答案也在內——不用求人。