办一场会议，什么事必须在什么时候定？

这条链，按顺序

把它当成关键路径来读。上游丢一周——目标没人签字、预算一直在变——下游就丢一周，而下游已经没有余量。

用你自己的日期往回推

把活动日放在最后，往回走。用你能核实的提前量，不用清单上抄来的：

# 报名开放     =  早鸟销售必须开始、才能赶上用钱的那天
# 早鸟结束     =  预算需要第一次收入检查的时候
# 议程公开     =  营销需要讲者名字的时候
# 给讲者答复   =  议程公开 − 确认讲者并排好日程表的时间
# 供应商下单   =  活动日 − 每家供应商自己的提前量（问他们）
# 最终人数     =  场地和餐饮合同要求你交出人数的那天

最后一行由合同定，不由你定。在设任何报名截止日之前，先读场地和餐饮协议里的保底人数上报日期、阶梯式取消条款和减员条款。你的报名曲线必须在那天之前给出一个靠得住的数字。

看着早、其实该早定的事

• 谁在卖这张票。 哪个法律主体是销售方、钱进谁的收款账户，决定发票、税和退款。开售后再改，很痛。
• 退款和转票规则。 和第一张票一起公布，不要等第一封申请来了再写。
• 报名时要收集哪些数据。 饮食、无障碍需求、胸牌名字、是否同意把资料给展商。事后再问，就得去追几百个人。
• 怎么衡量成功。 如果目标是给赞助商带来线索，或每个场次的到场人数，采集方式就得做进报名和签到里，不能事后再补。

检查点，不是待办清单

没人看的时间线会不知不觉失效。设少数几个检查点，拿实际情况和计划对比，再决定要不要采取行动：

场地签了

按真实合同条款，预算还成立吗？

早鸟结束

按目前的报名曲线，能达到保底人数吗？达不到的话改什么：营销、定价，还是房间布置？

议程公布

参会人最想听的那几场，有没有排到互相撞车的时段？

最终人数上报截止

用真实报名向场地和餐饮承诺人数，并用到场节奏来定签到规模。

活动当周

在场地自己的网络上彩排签到；核对每家供应商的到达时间。

活动结束也在时间线上

结算、退款、赞助报告、每个场次的到场人数、反馈，以及影响明年的那一个决定：今年时间线上哪些部分晚了，为什么。一周之内写下来，趁记忆还准确。