辦一場會議，什麼事必須在什麼時候定？

這條鏈，按順序

把它當成要徑來讀。上游丟一週——目標沒人簽字、預算一直在變——下游就丟一週，而下游已經沒有餘裕。

用你自己的日期往回推

把活動日放在最後，往回走。用你能核實的提前量，不用清單上抄來的：

# 報名開放     =  早鳥銷售必須開始、才能趕上用錢的那天
# 早鳥結束     =  預算需要第一次收入檢查的時候
# 議程公開     =  行銷需要講者名字的時候
# 給講者答覆   =  議程公開 − 確認講者並排好議程表的時間
# 供應商下單   =  活動日 − 每家供應商自己的提前量（問他們）
# 最終人數     =  場地和餐飲合約要求你交出人數的那天

最後一行由合約定，不由你定。在設任何報名截止日之前，先讀場地和餐飲協議裡的保底人數回報日期、階梯式取消條款和減員條款。你的報名曲線必須在那天之前給出一個靠得住的數字。

看著早、其實該早定的事

• 誰在賣這張票。 哪個法律主體是銷售方、錢進誰的收款帳戶，決定發票、稅和退款。開售後再改，很痛。
• 退款和轉票規則。 和第一張票一起公布，不要等第一封申請來了再寫。
• 報名時要蒐集哪些資料。 飲食、無障礙需求、胸牌名字、是否同意把資料給參展商。事後再問，就得去追幾百個人。
• 怎麼衡量成功。 如果目標是為贊助商帶來線索，或每個場次的到場人數，蒐集方式就得做進報名和報到裡，不能事後再補。

檢查點，不是待辦清單

沒人看的時間線會不知不覺失效。設少數幾個檢查點，拿實際情況和計畫對比，再決定要不要採取行動：

場地簽了

按真實合約條款，預算還成立嗎？

早鳥結束

按目前的報名曲線，能達到保底人數嗎？達不到的話改什麼：行銷、定價，還是房間布置？

議程公布

參加者最想聽的那幾場，有沒有排到互相撞期的時段？

最終人數回報截止

用真實報名向場地和餐飲承諾人數，並用到場節奏來定報到規模。

活動當週

在場地自己的網路上彩排報到；核對每家供應商的到達時間。

活動結束也在時間線上

結算、退款、贊助報告、每個場次的到場人數、回饋，以及影響明年的那一個決定：今年時間線上哪些部分晚了，為什麼。一週之內寫下來，趁記憶還準確。