怎麼換到一套新的活動報名平台？

動手之前，先說好「換完」是什麼意思

「新活動頁面上線了」不算換完。先把下面這些寫下來：

• 新的銷售只在新平台上進行。
• 還沒入帳的銀行轉帳、未付的發票和候補名單，每一項都只在 一個 系統上，有負責人，也有截止日期。
• 報稅或客服還用得到的參加者和訂單資料，能直接在檔案裡打開，不用登入舊工具。
• 下一場活動的報到完全在新的這套工具上進行——手機、胸牌、工作人員帳號。
• 舊平台的權限按一份寫明日期的清單改成唯讀或取消——而不是「我們會記得的」。

趁還能點「匯出」，趕快匯出

在提出解約之前就做。要 CSV 或 JSON，不要截圖。

如果有什麼匯不出來，那就是遷移成本：要嘛手動重建，要嘛丟掉。最好在舊合約到期 之前 就弄清楚。

要重建的，會比遷過去的多

• 頁面和品牌——版面幾乎從來不能一一對應。
• 票種和價格階段——按你的定價表重建。不要指望有神奇的一鍵匯入。
• 整合——webhook、CRM、SSO、財務系統：在新平台這邊重新串接。
• 工作人員權限——重新邀請每個人。不要照搬共用的密碼。
• 郵件範本——法律條款和後勤安排的文字保留；版面在新的編輯器裡重做。

只「遷移姓名」的報價，不算完整的搬遷。要替重建留出時間。

幾種切換方式

不要在兩個平台上同時賣同一場活動。 你會超賣，或者為誰算報名成功而爭執。

正式切換之前，先演練一週

• 第 1–2 天： 完整匯出。離線打開這些檔案。記下缺了什麼。
• 第 3 天： 在新工具上重建一場以前辦過的活動——票、表單、郵件。
• 第 4 天： 買一張真實的測試票，退掉，再匯出這筆訂單。
• 第 5 天： 用到時候要用的手機演練報到。如果要靠離線功能，就把網路關掉。
• 第 6 天： 公司發票 / 團體報名，如果你們是這樣賣的。
• 第 7 天： 寫下上線清單。退回方案幾乎總是這一條：舊平台不再重新開賣。

款項和文書的收尾

• 切換之後的退款仍然從當初收款的那個商家帳戶退出去——通常是舊工具，直到那些訂單過了退款期為止。
• 與新廠商的處理者協議（processor agreement）和資料處理協議（DPA）：在個人資料遷過去之前簽好。
• 行銷授權不會自動跟過去。核對清楚哪些資料你可以匯入行銷活動。
• 舊發票——問一下財務，它們是不是一直留在舊系統裡。

這不是稅務建議。如果你之前涉及跨境加值稅或銷售稅，請讓你的顧問核對一下，新的結帳頁顯示價格的方式是否符合你的義務。

實際會出的問題

• 匯出了人，沒匯出訂單——到了新工具裡，財務說不清去年的帳。
• 活動辦到一半切換——現場一半人拿舊 QR Code，一半人拿新的。
• 兩個平台還在賣同一張票——超賣。
• 還沒匯出就停用了舊帳戶——歷史資料鎖在一個已經失效的帳號裡。
• 忘了工作人員的手機——開始入場時才在裝新 App。
• 以為手機錢包裡的票會跨廠商更新。 不會。

問新廠商，也問舊廠商

• 我們到底能匯出哪些資料、什麼格式，而且不用開服務工單？
• 停用之後，我們還能下載資料多久？
• 沒開完的發票能不能在舊系統上處理完，同時新的銷售在你們這邊進行？
• 有真正的參加者匯入功能嗎，還是我們應該按重建來規劃？
• 第一天報到需要什麼——App、印表機、離線包？

雙方的答覆都要以書面為準——包括我們的。這樣你就知道這件事要花一個週末，還是一季。