怎麼向贊助商和參展商證明你兌現了承諾？

贊助商怎麼說，以及能回答它的那個數字

贊助商很少直接要資料。他們講的是活動給人的感覺，續約談不談得成，就看有沒有人能替這種感覺配上一個數字。下面每一句都配得上。

右欄裡沒有一項會自己出現。每一項都需要當天有一個蒐集點，並且在那之前，雙方先約定這個數字是什麼意思。

簽合約之前約定五件事

• 贊助權益，逐條寫。 標誌放在哪、攤位尺寸和位置、演講時段、場次、會面、通行證。這裡沒寫下來的，事後雙方的記憶會不一樣。
• 你要報告的每個數字的定義。 到訪、線索和會面是三回事；掃描次數和人數也是兩回事。每個寫一句話，放進合約附錄。
• 資料歸誰，依據哪項授權。 贊助商能不能拿到聯絡方式，取決於參加者同意了什麼，而不是贊助商付了多少錢。要趕在他們按一份並不存在的名單安排後續追蹤之前說清楚。
• 報告：格式和日期。 一頁核心數字，對照約定的目標，一週內發出。事先認可格式的贊助商會在內部引用它；事先沒看過格式的，會對它打折扣。
• 主辦方控制不了的事。 攤位安排了多少人手、攤位人員掃不掃胸牌、業務追不追蹤。把這些寫成文字，結果不理想時才不會被想當然地算到場地頭上。

到訪、線索和洽談是三個不同的數字

多數爭執，都是因為把其中一個當成另一個來報。每份報告裡各占一列，永遠不要相加。

各攤位的比率——觸及占全部已報到人數的比例、重複到訪、掃描中轉為洽談的比例——見文末的攤位人流指南。這裡要說的更簡單：贊助商期待的是線索，拿到的卻是到訪，那麼即使每個數字都沒錯，他們也會覺得被誤導。

每個數字在哪裡蒐集

參加者的授權決定贊助商能帶走什麼

攤位可以記下有人來過，卻不知道他是誰。贊助商能不能拿到姓名、職稱或電子郵件，取決於參加者在報名時或被掃描時同意了什麼——多數人會同意分享給一部分攤位，而不同意分享給另一些。如實的報告兩個數字都給：記下的到訪，以及分享出來的聯絡人。

• 報名時用白話問參加者，願不願意把聯絡方式分享給他們到訪的攤位。要讓這成為真正的選擇，並且允許他們事後更改。
• 絕對不要賣「參加者名單」。 贊助方案可以包含觸及、攤位和掃描；不能包含沒有同意的人。這句話要在銷售洽談時說，不要留到活動後的報告裡。
• 匯出的筆數會比螢幕上看到的少，要有心理準備。 沒有同意匯出的人，不該出現在檔案裡。事先告訴贊助商，否則他們的第一句回饋就是資料不見了。

合法依據和保存期限的責任，在你這個主辦方身上，也在作為下一個資料控管者的贊助商身上；文末的 GDPR 指南講誰對什麼負責。這一節是寫給第一線營運人員的摘要，不是法律建議。

贊助級別是資料上限，不只是標誌大小

贊助商想用銅牌的價錢拿白金方案時，他們通常想要的是更多能產生數字的東西。把這些寫進每個級別，差別才具體，談的才是價值而不是折扣。

報告：先交一頁，一週內交

趁贊助商自己的團隊還記得這場活動、明年的預算還沒開始談，把報告發出去。先放你們約定的數字，按約定的順序排。

• 核心數字： 每個約定的數字對照目標——達標、未達標或超出。一列一個。
• 觀眾： 到場的是哪些人，只給彙總——職能、職級、公司規模——資料來自報名時的回答，不來自任何人的聯絡方式。
• 攤位： 到訪、線索、合格線索和實際舉行的會面，各占一列，定義沿用合約裡的。
• 場次和空間： 贊助場次的到場人數、休息室或示範區的到訪、尖峰時段。
• 尖峰是什麼帶來的： 在攤位旁邊結束的那個場次、下午 3 點的抽獎。這是贊助商明年想再來一次的東西。
• 明年改什麼： 一兩條具體建議——更好的位置、換一個時段、給他們攤位人員的一份掃描說明。
• 附錄： 匯出檔和定義，讓他們的分析師不用打電話給你就能核對數字。

數字對不上的時候

報告做不到的事

資料能證明活動兌現了承諾。它沒辦法讓一個攤位對一群本來就不會買的觀眾產生吸引力，也沒辦法替贊助商做後續追蹤。如果每個數字都達標，贊助商卻仍然沒看到商機，那要談的就是觀眾契合度和會後追蹤——正因為事先約定了定義，這場談話才能心平氣和地進行。

bagevent 怎麼記錄每條承諾

上面這些，任何能蒐集到正確資料的系統都做得到。在 bagevent 裡，每條承諾都對應主辦方或參展商能看到的一項內容：

參加者這一側——報名、逛攤位、參加抽獎——可以在公開的示範活動 summit.bagevent.io 上試用。